Как да превърнем PR събитието в успешен проект

Дневник - 16 стр.
Как да превърнем PR събитието в успешен проект

Милена АТАНАСОВА, PR мениджър „Фикосота синтез“

Ролята на бюджета, хората, времето, мястото и… късмета
Звучи страхотно, нали? Почти като да управляваш обстоятелствата… божествена работа. Всичко да зависи от теб. Ти си бог -защото имаш познанието и възможността да направляваш екипи от хора - подизпълнители, гости, участници, журналисти… опънат като диригент на подиум в „Ла Скала“. Лошото е обаче, че нещата не са такива, каквито изглеждат. И дори и да си най-добрият в т.нар. еvent management, ти трябват още много неща, които да превърнат събитието в успешен проект и в едно незабравимо изживяване за всички. Да не говорим, че ти трябва и голяма доза късмет. Основните фактори които би следвало да отчетем при организацията на събитие, независимо за каква сфера на дейност става дума, са бюджетът, времето, мястото, хората, детайлите и не на последно място логистиката. Защо започнах с бюджета? Защото от него зависят много неща и в 90% от случаите на нискобюджетни събития това си личи. Разбира се, има и изключително приятни, но обикновено те са много креативни и се организират от малки или неизвестни на нашия пазар компании или организации. Да не говорим, че на такива събития би следвало да се набляга на персоналното отношение или на оригиналния подход, което компенсира голяма част от липсващите „скъпи играчки”. Най-лошият вариант е да има достатъчен бюджет, но събитието пак да бъде разочароващо. Причините могат да са много -некомпетентна агенция, неподходящо място, неадекватни водещи (често срещано явление), непоследователен сценарий, скучна програма, неподходящи подаръци и др. Времето също е условно понятие - може да става дума за еднократно събитие в рамките на часове (например парти, галавечеря, премиера, церемония или пресконференция), но може да включва и поредица от дейности (цялостна кампания, фотоконкурс, обучение, спортен турнир или кинофестивал). При всички положения обаче времето се определя от аудиторията, която всеки организатор би искал да достигне. Ето защо организацията на събитие започва поне два месеца предварително (ако събитието е еднократно) и поне шест месеца предварително (ако е по-дълготрайно). Не по-малко важна е и прогнозата за времето. Един стрийт парад, организацията на изложба, фестивал или концерт на откри- то например не биха могли да се осъществят успешно, ако вали или е студено. Представете си „Аполония” и един дъждовен, мрачен Созопол… Не мога да не спомена горчивия ми опит като „човек от тълпата” на последния концерт на „Уайтснейк“ на стадион „Академик” - не само че стартът му се забави с пет часа, без публиката да бъде уведомена, но в момента, в който концертът започна, се разрази страхотна буря. Това е един отровен коктейл от лоша организация и лош късмет, една горчива чаша, която не пожелавам на никой организатор да изпие… защото може да му бъде последната. И като говорим за събития на открито, преминахме неусетно към третия съществен фактор - мястото. Мястото зависи изцяло от концепцията на самото събитие и от броя хора, които организаторът очаква да присъстват. И ако е сравнително лесно за каквото и да било събитие да откриеш подходящо място за 100-200 човека, то за 1000-2000 вече задачата става с повишена трудност. И местата, с които разполагаме, невинаги са подходящи. И съответно поради ограничените възможности за подходящи места във връзка с определена концепция опираме до наемане на декори, мултимедийно осветление, специални озвучителни системи и други високи технологии, които безкрайно много повлияват на бюджета. Както вече виждате, всичко е свързано с всичко. Не бива да се забравя, че за да може едно събитие да има желания ефект, трябва да дойдат точните хора. А за да дойдат точните хора, организаторът трябва да познава много хора. Контактите са безценното съкровище на всеки събитиен мениджър и в този смисъл, за да станеш такъв, следва да извървиш много път. Детайлите, както казах, са изключително важни. Свикнахме събитията ни да бъдат изискани, да има суши, сьомга, стриди и бо-жоле… а на тръгване вече е нормално всеки да получи трюфел от черен шоколад. Неоспорим факт е, че е много важно какво ще бъде написано на поканата за събитието. И как ще изглежда тя, за да изкуши желания гост да се присъедини. Важно е също как ще бъде разпространена. И колко време преди това ще я получи. И, разбира се, подаръците - тематични и едновременно с това уникални - за да не бъдат изхвърлени в кошчето зад ъгъла. Или още по-зле - да бъдат оставени на мястото на събитието. Най-важен обаче е поводът. Причината, поради която ще се организира едно събитие. Целта. Ако дадено събитие няма повод да бъде осъществено, то от само себе си не се получава и губи стойност.
***
Пример - музикалните награди на БГ радио
Музикалните награди на БГ радио е едно от най-мащабните събития, в чиято реализация съм участвала през 2007 г. (концепцията 007). Практически се организират три събития - парти на номинираните, същински награди и афтър парти за наградените. Но реално картинката е много по-сложна, тъй като един път слушателите гласуват през интернет, паралелно тече медийна кампания за номина-ции, след това автоматично стартира кампания за церемонията на наградите. Естествено преди всичко това се минава през търсенето на спонсори. Междувременно се обсъжда точно кой ще участва в чисто забавната част. Да не говорим за чисто техническото обезпечаване на събитието, както и за цялостния дизайн на сцената, свързан с актуалната концепция и всички останали промо материали (плакати, покани, визии в печатните медии и пр.).

вторник, 7 октомври 2008 04:26:06