Получихте ли нашето прессъобщение?

Получихте ли нашето прессъобщение?
сп. Мениджър

Според мнозина специалисти с появата на електронната поща се спестява време от телефонни разговори. Отново според фактите, с появата на електронната поща всеки може да изпраща на медиите купища информация и е абсолютно убеден, че неговата е най-важната. А питате ли ги журналистите? Постоянно получават електронни писма и постоянно някой им звъни по телефона с глупавия въпрос "Получихте ли нашето съобщение до медиите?". Глупаво е, но нерядко се оказва, че писмото не е получено, и ако не се обадиш, край с тази новина. И така писма се пращат, но прозвъняването продължава да отнема голяма част от работния ден на пиар практиците. И понеже само това не е достатъчно, има и такива, които питат: "А ще дойдете ли на събитието?". И повечето хора, понеже са възпитани, казват "Да". Но после нещо се случва, изниква друга новина и не отиват. Всички знаят, че дори и да потвърдят по телефона, гостите може и да не дойдат. И въпреки това телефонните обаждания продължават. Всички се чудят защо? Ще се опитам да обясня защо и в търсенето на обяснения да намерим верния път към по-ефективна комуникация. Трябва да се обаждаме само ако искаме да кажем нещо важно, а не за да попитаме дали е пристигнало нашето прессъобщение. На първо време телефонният тормоз може сериозно да намалее с малко усилия на двете страни. Ако всички съобщения за медиите се изпращат с опция да се посочи, че писмото е прочетено, така пиар практиците ще прозвъняват само тези, които не са го прочели по някаква причина. В тази опция на електронната поща може да се покаже и че писмото е изтрито, без да бъде прочетено, което е знак за пиар агенцията, че информацията е изпратена на грешния човек. И нещо друго. Служебният адрес на електронната поща е именно за получаване на информация. Това не задължава журналистите да отразят новината, нито показва, че поемат ангажимент за проследяване на събитията. Редно е информацията да се отваря, с което пиар агенцията получава знак, че това, което е изпратила, е пристигнало и е прочетено от когото трябва. Това е, което могат да направят и двете страни, за да намалят досадните обаждания. В същото време агенциите трябва да прецизират по-внимателно списъците с работещите в медиите, до които изпращат информация. По този начин те ще сведат до минимум вероятността някой да изтрие съобщението, без да го прочете. Но дори и най-верният списък с адреси на журналисти не може да ви предпази от ситуация, в която се изпраща информация до точния човек в медията, само че той от вчера е на друго работно място. Много често журналистът си получава информацията, но тя не достига до новия човек, който работи по съответната проблематика. И отново идва телефонното обаждане. В крайна сметка нещата се уреждат пак чрез разговори. Има и друг вариант за намаляване на тези толкова "приятни обаждания". Ако журналистът, който получи информацията, отговори с няколко думи на писмото, никой няма и да си помисли да го безпокои по телефона. Само по този въпрос обаче. В същото време, ако редактори и репортери трябва да отговарят на всички писма, най-вероятно няма да им остане време да свършат каквато и да било работа. Така че това е удобно решение само за някои частни случаи. Но е вярно също така, че когато информацията е наистина новина, когато е написана както трябва и когато писмото върви с внимателно обмислено описание, по-голямата част от журналистите винаги го получават. Практиката показва, че в повечето случаи особено всекидневниците и седмичниците веднага реагират на получените по-важни новини. Ако не, имат начини и източници и сами научават за събитията. Тези мисли се получиха малко досадни, почти колкото да се бях обадила на някой журналист да го попитам дали е получил изпратеното от мен прессъобщение. Но темата се обсъжда доста често, когато пиари и журналисти се видят в неформална обстановка. Истината е, че когато работех в медия, приемах тези обаждания като намеса в личното ми пространство. Когато бях от страната на журналистите, винаги си повтарях, че някой трябва да проведе курс на агенциите по нет етикеция и хората да разберат, че ако няма какво да кажеш, не изпращаш писмо по електронната поща. След като някой ми е изпратил нещо и то не се е върнало при него, значи съм го получила. Така е, когато си от страната на медиите. Отидеш ли от другата страна - в редиците на пиара, - някак си много бързо забравяш колко ти е било досадно да те питат дали си получил, дали ще дойдеш и други такива маловажни за теб неща и супер важни за тези, които те питат. В крайна сметка пиар практиците трябва да се погрижат информацията да стигне до медиите - и затова се обаждат. Не бива да си мислим, че им е приятно или че не знаят колко много досаждат. За да не се случват тези неща, практиката показва, че най-работещият начин е чрез потвърждение за получаване. Това отнема най-малко и пести най-много време. стр. 112, 113