Офисът е там, където има интернет

сп. Мениджър - 190 стр.
Офисът е там, където има интернет



За написването на тази статия бяха използвани няколко различни настолни компютъра и един уеб базиран офис пакет. Променянето на географското ми положение не бе ограничение, въпреки че не разнасях мобилен компютър. За сметка на това пък по всяко време можех да извикам някой на помощ или просто да му покажа недовършената статия - чрез най-обикновена интернет хипервръзка (линк) АКО РАБОТИТЕ в офис, е доста вероятно календарното приложение, в което записвате важни събития (например Outlook или Sun-bird), и служебната ви електронна поща да са достъпни само на служебния ви компютър. Всички файлове, касаещи вашата и на колегите ви работа, пък се намират на споделения фирмен сървър. Разбира се, има начин нещата да станат мобилни - скъп хардуер и софтуер, нуждаещи се от съответната поддръжка, както и мобилни компютри за служителите; "виртуални мрежи" с куп настройки, програми за синхронизация на съдържанието и т.н. Според законите на Мърфи обаче е твърде възможно някой важен документ да ви потрябва точно в редкия случай, когато сте решили да не вземате лаптопа със себе си. Вярна стъпка към създаването на мобилен офис, в който служителите могат да работят бързо, продуктивно и координирано независимо от местоположението си, може да бъде използването на някое от множеството уеб приложения за работа в екип. През последните две години в световната мрежа се появиха достатъчно развити и пълно-функционални "Уеб 2.0" онлайн услуги, които предлагат богат набор от функции, включващи електронна поща, както и всички възможни офис приложения (включително съставяне на документи и таблици). Тези услуги позволяват сериозно намаление на разходите за инфраструктура, комуникации и съхранение на данни, като при това
разгръщат по нов начин потенциала за съвместна работа. Системи като Google Docs, Zoho Office, Zimbra и ThinkFree изискват минимални финансови средства (някои от тях дори имат безплатни модули за лична употреба) и практически никакви разходи за хардуер, различен от персонален/преносим компютър. Всеки член на екипа винаги има достъп до необходимите му данни дори без служебния си компютър. Единствената необходимост е наличието на интернет достъп, който вече е почти повсеместен. Може би най-популярният пример за онлайн офис пакет е създадената от Google система Google Docs (docs.google.com), която към момента включва текстов редактор, електронна таблица и програма за презентации, т.е. основните функции на популярните офис пакети MS Office и Open Office. В допълнение услугата осигурява предостатъчно място за съхранение на документи, както и календар за организиране на събития. Google Docs поддържа всички популярни офис формати, включително DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT, PDF, RTF и HTML, като файловете може да бъдат записани от и на работния компютър. Едно от основните предимства на подобни услуги е фактът, че информацията се съхранява в мрежата и е достъпна за потребителя от всяка точка с интернет достъп. Всеки създаден документ може лесно да бъде споделен с някой от вашата адресна книга, като този потребител може да редактира документа или само да го разгледа според правата, които решите да му дадете. С едно кликване документите може да бъдат публикувани като уеб страници в интернет. За ефективната работа в екип помагат и календарните функции на услугата. Например при създаване на събитие в календара можете лесно да укажете кой трябва да присъства на него. В резултат софтуерът автоматично ще изпрати покани до съответните пощенски кутии.
Срещу 50 долара на година всеки потребител на Google Docs може да използва до 25GB пространство за съхранение на данни в комбинация с по-фина настройка на пощата, както и денонощна поддръжка. Въпреки че Google постоянно подобрява своя интернет офис пакет, на пазара има и по-развити като функционалност решения. Една от най-пълните онлайн системи за офис работа предоставя компанията AdventNet със своята услуга Zoho (www.zoho.com). Zoho включва широк набор от приложения - от стандартните текстов редактор и електронна таблица, през инструмент за презентации, модул за създаване на бази данни, лист със задачи и сп Мениджър на проекти, до единно приложение, способно да замести цялата ви работна площ, обединявайки всички гореизброени функции. В допълнение чрез Zoho може да публикувате анкета сред колегите си, да създадете собствена отворена wiki база от знания, да свикате "жива" уеб конференция за обмяна на идеи или да изградите своя собствена система за управление на връзките с клиентите (CRM - Customer relationship management). Отскоро Zoho пусна и модул, който позволява електронно създаване на фактури. Модулът за управление на проекти пък позволява проследяване на текущите задачи, делегирането им на дадено лице, както и отчитане на текущите разходи. Чрез Zoho People може дори да управлявате процеса по управление и подбор на кадри, като модулът позволява създаването на разнообразни фирмени документи и тестове за кандидатстване, сформирането на екипи и проследяването на персоналното развитие на служителите. Бизнес моделът, избран от AdventNet, е подобен на този на Google - всички функции са достъпни и без заплащане, но някои от тях само в ограничена форма. Например имате право само на един безплатен проект, ако използвате приложението за управление на проекти (Zoho Projects), както и на 5 фактури месечно чрез приложението за онлайн издаване на фактури. Zoho предлага различни абонаментни планове, които осигуряват различен обем място за съхранение на документи и данни, по-голям брой поддържани проекти, фактури или членове на екипа, в комбинация с денонощна поддръжка. Честността изисква да се признае, че към момента както Google Docs, така и целият пакет Zoho приличат no-скоро на събрани на едно място отделни уеб приложения. Наскоро купената от Yahoo компания Zim-bra се е опитала да подходи различно - тя е разработила продукта си, наречен описателно Zimbra Collaboration Suite (Пакет за съвместна работа) като централизирана работна среда, в която всички приложения са интегрирани и работят лесно едно с друго. Освен всички обичайни офис програми, в пакета са включени още клиент за електронна поща, календар, четец на RSS емисии, сп Мениджър на задачи, "куфарче" за съхранение на файлове, а отскоро и тестова версия на клиент за моментални съобщения (като ICQ). Функционалността на целия пакет Zimbra (www.zimbra.com) е толкова богата, че нейното подробно описание може да заеме около една трета от обема на списание "Сп Мениджър". Затова ще се спрем само върху най-интересните моменти от нея. Като начало със Zimbra може безпроблемно
да замените който и да е клиент за електронна поща. Ако получите покана за среща, програмата разпознава посочената дата и автоматично ще ви покаже "балонче" с другите насрочени за същия ден ангажименти, ако има такива. Ако пък в полученото съобщение е споменат номер на полет, пак в "балонче" ще получите информация за неговия статус - например дали се движи навреме и какво е закъснението, ако има такова. Добавянето на хора в адресната книга е бързо и лесно, а информацията за тях може да е изобилна, включвайки дори и снимка. Въведените в адресната книга хора след това може лесно да бъдат поканени за участие във всяко събитие, зададено в календара. Освен с богатата си функционалност Zimbra е интересна и с факта, че предлага изтеглянето на безплатна настолна версия на приложението (Zimbra Desktop). Този софтуер предлага еднаква функционалност с онлайн услугата и може напълно да замени който и да е друг клиент за електронна поща. За по-големите организации е крайно примамлива и възможността за инсталиране на
собствено копие на Zimbra върху собствен сървър на фирмата, към който потребителите ще се свързват през интернет. Този модел позволява сигурността на данните да бъде поддържана според собствените стандарти на фирмата, без зависимост от външни компании.
Колкото и много да предоставят описаните продукти, винаги може някоя специфична фирмена потребност да не е удовлетворена или пък обратно, възможно е наличните функционалности да "пресоляват манджата", когато всъщност се търси по-опростено решение. Прекрасната страна на интернет и ниските цени на хардуера напоследък е, че ако не намирате нещо -винаги може да си го направите сами. В глобалното киберпространство има толкова много различни програми с най-различни цели, които могат да бъдат използвани като кубчета от LEGO, че човек може да си сглоби почти всичко - разбира се, с известни усилия и разходи. Всичко, което трябва да направите, е да съставите списък на приложенията и функционалностите, които са необходими за бизнеса ви. След това извикайте ИТ сп Мениджъра или външен консултант и му връчете изискванията. Така ще се сдобиете със система, прецизно изградена "по мярка" за вашия бизнес. Система, която ще може да бъде администрирана от вашата компания, спазвайки строги политики за сигурност и съхранение на информация.
неделя, 6 юли 2008 04:25:40